Описание запроса от Заказчика:

В российской холдинговой компании, где все процессы централизованы, в последнее время много претензий к качеству оказываемых услуг и срокам реализации задач юридического департамента (не отследили сроки подачи претензии по работам подрядчика; некачественный мониторинг тендеров и долгая подготовка пакета документов; долго готовили ответ на претензию, в итоге компания понесла незапланированные расходы и т.д.)

Основные направления работы департамента:

• Торги (тендерная работа)
• Сопровождение контрактов
• Договорная работа
• Регистрационно-правовая работа
• Судебно-претензионная работа
• Взаимодействие с проверяющими органами
• Сопровождение управления землей и недвижимостью
• Корпоративно-правовая работа

После обсуждения с руководством холдинга было принято решение провести аудит, описать процессы и регламентировать деятельность юридического департамента.

Проект был реализован в следующем формате:

• Аудит - проведены индивидуальные встречи-интервью
• Анализ результатов, проектирование процессов департамента, определение правил взаимодействия (внутри и междепартаментского) - командные встречи всех сотрудников юридического департамента и специалистов смежных подразделений.

Важной составляющей данного проекта стала совместная работа ключевых сотрудников и ответственных за направления работы департамента, которые сами моделировали процессы и описывали их.

Результаты, которые получила компания в ходе реализации данного проекта:

• Описаны процессы юридического департамента и сформированы регламенты по всем направлениям работы.
• Сформировано единое информационное понимание о том, как строится деятельность подразделения в компании, понятны границы процессов и зоны ответственности
• Понятна взаимосвязь процессов, а значит формируется культура диалога и взаимоотношения в команде с ориентацией на внутреннего клиента.
• Повысилась осознанность сотрудников в части необходимости качественного оказания юридических услуг, так как все возможные риски и последствия были ими проанализированы и учтены в процессе моделирования процессов («как должно быть»)

Ключевые выводы проекта:

• Важно проводить анализ процессов и последующую их оптимизацию в формате командных встреч, где ключевые сотрудники и руководители направлений активные участники, а не слушатели.
• У всех сотрудников юридического департамента высокая экспертиза, поэтому их знания могут быть полезны и для построения процессов внутри департамента (по всем направлениям работы, не только своим)
• Сотрудники – это первоисточник того, как в текущей ситуации построены процессы, и часто они имеют представление и идеи, как можно сделать лучше
• Сотрудники включены в процессы оптимизации процессов, сами предлагают улучшения, а значит и на этапе внедрения изменений будет меньше сопротивления и выше вовлеченность.

Познакомиться с другими кейсами можно на странице «Кейс-лаборатория!».