Приходилось ли вам, работая над большим объемом информации, сталкиваться с ситуацией, когда возникала масса вопросов и весь материал казался разрозненным и бессвязным?

Случалось ли вам, тратить на это часы, а иногда и целые дни, обдумывая и споря с коллегами в поисках смысла или решения?

Идеальным и простым инструментом для таких ситуаций станут обычные стикеры, потому что они обладают 3 уникальными преимуществами:

• стикеры имеют идеальный размер для того, чтобы на них поместилась одна законченная мысль
• они легко приклеиваются на гладкую поверхность и могут там оставаться достаточно долгое время
• их можно легко переклеивать с места на место много раз

На тренинге " Стикеры, визуальный способ решения проблем», я подробно разбираю ключевые методики работы со стикерами, которые позволяют ответить на вопросы:

• Как собрать воедино всю необходимую информацию?
• Как структурировать имеющуюся информацию и применить её для решения проблемы?

В этой статье я рассмотрю два варианта применения стикеров в групповой работе.

Вариант 1.

Возникла необходимость разобраться в накопившихся вопросах, по которым нет сгруппированной информации: она находится в головах участников проекта или в разных программах и приложениях.

Цель этого варианта собрать разрозненную информацию.

Примеры вопросов для решения:

• Как повысить удовлетворенность заказчиков/посетителей кафе?
• Как организовать новую рекламную кампанию?
• Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании?
• Как повысить рентабельность проектов на 10%

В такой ситуации первое, что необходимо сделать – это собрать всю информацию и зафиксировать в одном месте: как вариант на доске или флипчарте. Для этого удобно использовать стикеры, так как после сбора информации, её необходимо будет анализировать, группировать и т. д., а стикеры в этом случае возможно многократно перемещать.

Правила для участников:

1. Один стикер должен содержать одну законченную мысль.
2. Информация на стикере понятная и краткая!

Плохой пример: Много жалоб от клиентов! Хороший пример: Многие клиенты жалуются на долгое обслуживание и большое количество документов.

Выгоды этого варианта:

1. Экономия времени: все участники одновременно пишут на своих стикерах необходимую, на их взгляд, информацию по обсуждаемому вопросу. Никто из участников не ждет очереди, чтобы высказаться.
2. Включенность всех участников: каждый участник может заполнить неограниченное количество стикеров в соответствии с оговоренными правилами. Участвуют все. Нет тех, кто тихо отсиживается в углу.
3. Честная игра: нет тех, кто доминирует и не дает выскааться другим участникам. У всех равные права и возможности
4. Анонимность: стикеры можно оставить без подписи, чтобы информация была более объективной, открытой и честной.

Как организовать:

1. Определите цель и подготовьте встречу.

• Для данного мероприятия понадобится:
• аудитория, достаточная для того, чтобы в ней свободно разместились все участники
• доска или лист флипчарта
• стикеры для всех участников
• ручки

2. Создайте творческую атмосферу, дайте вводную информацию о цели встречи, раздайте участникам стикеры и ручки. На этом этапе можно использовать ассоциативные вопросы, так называемые « стимуляторы мыслительной деятельности». Это отдельные слова или фразы: «дополнить…», «заменить…», «изменить последовательность…» и т. д. Во время работы необходимо соблюдать тишину. Ограничений по времени нет.

3 . После того, как все участники завершили написание, наклейте стикеры в отведенное для этого место и дайте время на ознакомление с полной информацией всем участникам.

4. Полученную информацию можно зафиксировать на листе, в электронном виде, чтобы продолжить работу с полученным списком. Но лучший вариант, это оставить на доске на несколько дней с возможностью для всех участников дополнять новыми идеями и информацией. Через несколько дней можно вернуться к дополненному списку и продолжить с ним работу.

Пример заполненной карты: Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании?

Вариант 2

применяется, когда необходимо проанализировать информацию и установить сложные взаимосвязи, а также разобраться с особо запутанными и непонятными, на первый взгляд, проблемами. Это вариант может быть использован для творческих сессий, когда необходимо проанализировать полученную информацию, например, при использовании выше описанного варианта 1.

Цель этого варианта показать сложные взаимосвязи между элементами информации

Примеры вопросов для решения:

• Найти решение для сокращения скорости обработки обращений от Заказчиков
• Понять причину нарушения сроков оплаты со стороны Заказчиков

Выгоды этого варианта:

1. Улучшает понимание ситуации. Анализ и установление взаимосвязей между событиями, фактами может дать ответ на вопрос: «В чем же состоит истинная причина данной конкретной ситуации?»
2. База для создания плана действий. Полученная информация о взаимосвязях и истинных причинах проблемы поможет сформировать более конкретный план действий для дальнейшей работы по их устранению.
3. Применение для творческих неструктурированных сессий.

Как организовать:

1. Определите цель и подготовьте встречу.
2. Определите принципы создания карты. Сформулируйте вопросы, которые помогут вам определить нужные стикеры и выявить между ними взаимосвязи.
3. Определите корневой стикер, отражающий проблему. Используйте для его отображения стикер другого цвета. Разместите его в центре. Иногда, выделяется несколько ключевых проблем для анализа, поэтому и стикеров должно быть несколько.
4. Определите взаимосвязанные стикеры, последовательно задавая один и тот же вопрос. Для удобства работы расположите их рядом. Этот этап повторяйтся несколько раз, пока не установите все взаимосвязи.
5. Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи
6. Проверьте завершенную карту

Пример заполненной карты: Какая причина долгой обработки обращений Заказчиков

Как видите, стикеры – это удобный и доступный инструмент для анализа и решения сложных задач. Они могут использоваться как для проведения рабочих встреч, Planning meeting, так и для организационных и стратегических сессий.