02/06/2021
by Елена Белкина
Описание запроса от Заказчика:
В российской холдинговой компании, где все процессы централизованы, в последнее время много претензий к качеству оказываемых услуг и срокам реализации задач юридического департамента (не отследили сроки подачи претензии по работам подрядчика; некачественный мониторинг тендеров и долгая подготовка пакета документов; долго готовили ответ на претензию, в итоге компания понесла незапланированные расходы и т.д.)
Основные направления работы департамента:
- Торги (тендерная работа)
- Сопровождение контрактов
- Договорная работа
- Регистрационно-правовая работа
- Судебно-претензионная работа
- Взаимодействие с проверяющими органами
- Сопровождение управления землей и недвижимостью
- Корпоративно-правовая работа
После обсуждения с руководством холдинга было принято решение провести аудит, описать процессы и регламентировать деятельность юридического департамента.
Проект был реализован в следующем формате:
- Аудит - проведены индивидуальные встречи-интервью
- Анализ результатов, проектирование процессов департамента, определение правил взаимодействия (внутри и междепартаментского) - командные встречи всех сотрудников юридического департамента и специалистов смежных подразделений.
Важной составляющей данного проекта стала совместная работа ключевых сотрудников и ответственных за направления работы департамента, которые сами моделировали процессы и описывали их.
Результаты, которые получила компания в ходе реализации данного проекта:
- Описаны процессы юридического департамента и сформированы регламенты по всем направлениям работы.
- Сформировано единое информационное понимание о том, как строится деятельность подразделения в компании, понятны границы процессов и зоны ответственности
- Понятна взаимосвязь процессов, а значит формируется культура диалога и взаимоотношения в команде с ориентацией на внутреннего клиента.
- Повысилась осознанность сотрудников в части необходимости качественного оказания юридических услуг, так как все возможные риски и последствия были ими проанализированы и учтены в процессе моделирования процессов («как должно быть»)
Ключевые выводы проекта:
- Важно проводить анализ процессов и последующую их оптимизацию в формате командных встреч, где ключевые сотрудники и руководители направлений активные участники, а не слушатели.
- У всех сотрудников юридического департамента высокая экспертиза, поэтому их знания могут быть полезны и для построения процессов внутри департамента (по всем направлениям работы, не только своим)
- Сотрудники – это первоисточник того, как в текущей ситуации построены процессы, и часто они имеют представление и идеи, как можно сделать лучше
- Сотрудники включены в процессы оптимизации процессов, сами предлагают улучшения, а значит и на этапе внедрения изменений будет меньше сопротивления и выше вовлеченность.
Познакомиться с другими кейсами можно на странице
«Кейс-лаборатория!».