В этом месяце много общаюсь с руководителями проектных команд в маркетинге, в ИТ-разработке, производстве и продажах про командное взаимодействие. Обратила внимание, что чаще всего повторяются одни и те же «боли»:

• Трачу много времени на индивидуальное общение с сотрудниками, ставлю задачу, потом помогаю её выполнить, даю свою экспертизу
• Свои задачи выполняю уже вечером или в обед, когда никто не отвлекает
• Команда не генерирует идеи, как лучше сделать или эффективнее
• Сотрудники ждут от меня четкую задачу, согласуют всё до мелочей, так как сами боятся или не хотят принимать ответственность на себя, даже, если опытные
• Распределение задач занимает много времени. На этом этапе случаются конфликты: надо выполнить задачу, а сотрудник не хочет.
• Мне иногда приходится передавать информацию от одного сотрудника другому, чтобы она не потерялась и была корректно донесена и т.д.

Уверена, что такая ситуация знакома многим. А впереди бизнес-сезон, заканчиваются отпуска и восстанавливается бизнес активность. А значит, загрузки у руководителя будет ещё больше! Именно поэтому важно уже сейчас подумать над тем, как выстроить командное взаимодействие, чтобы принимать эффективные решения оперативно!

Как проводить встречи с командой: с чего начать и как организовать?

1. Подумать и сформировать перечень повторяющихся вопросов, обсуждение которых эффективнее проводить в команде, всем вместе.
2. Определить типы встреч. Например:
- Встреча планирования на квартал/месяц/спринт (2 недели) – 1 число каждого месяца/ 1 и 3 понедельник месяца;
- Короткие брифинги по проекту (совместно с клиентом) – 1 раз в 2 недели
- Встреча подведения итогов месяца (ретроспектива)/ недели; 30 число каждого месяца/ 2 и 4 пятницы месяца,
- Встреча по решению проблемы или генерации идей ( по мере необходимости) и т.д.
3. Определить периодичность встреч и примерную продолжительность. Выбрать лучшее время для встреч.
4. Сформировать календарь. Сделать его доступным для команды.
5. Готовьтесь к встречам заранее: формулируйте вопросы для обсуждения в команде четко и понятно.
6. Проводите их конструктивно: фокусируйтесь на обсуждаемых вопросах, вовлекайте всех участников в обсуждение (предоставляйте им возможность высказаться, не перебивайте)
7. Встречу завершайте фиксацией договоренностей. Для них тоже определите общедоступное место, чтобы в любой момент можно было просмотреть их и восстановить в памяти.

Такие встречи важно проводить регулярно! И их точно должен уметь проводить руководитель!

А на более сложные и системные темы, для эффективного проведения которых нужно знать методы и технологии фасилитации, лучше приглашать эксперта! За 8 лет работы с командами, я уже сформировала перечень наиболее востребованных тем и объединила их в программу "Маленькими шагами к большой цели". Перечень тем постоянно добавляется, а содержание сессий корректируется на основании меняющихся внешних и внутренних обстоятельств и отзывов моих заказчиков. Конечно же, нет одинаковых компаний и ситуаций, поэтому предварительно я всегда провожу встречу по уточнению потребности с руководителем, после которой формирую индивидуальную повестку командной встречи для обсуждения.

Если у вас уже сейчас есть понимание того, что важно провести встречу с командой, на которую хотите пригласить внешнего эксперта, то опишите мне Ваш запрос на сайте или отправьте на электронную почту Elena.N.Belkina@gmail.com. Я Вам обязательно отвечу в течение 1 -2 дней!

Кстати, для стратегических и командных сессий тоже начинается сезон, так как 2-е полугодие – это время для ускорения и фокусировки на результате, с одной стороны; а с другой – время подведения итогов, разработки видения и стратегии, синхронизации по целям и планирование на следующий квартал/полугодие/ год!

Эффективных и результативных командных встреч!

Вовлекающее управление помогает кратному росту бизнеса! Проверьте!