Как найти волшебную кнопку или подход к персоналу, чтобы вовлечь в процесс изменений в компании и получить желаемый результат. Чтобы участники стали не просто сторонними наблюдателями, а активными проводниками изменений?

Конечно же, сейчас речь идет о сложных и неоднозначных изменениях, результаты и процесс изменений которых не очевиден.

Как правило, в таких ситуациях на помощь приходит системная работа в формате сессий организационного развития или стратегических сессий.

Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия – это коллективные творческие встречи, направленные на решение адаптивных задач. В наше нестабильное и непредсказуемое время в компании все чаще возникают такого рода проблемы, в то время как количество типовых снижается за счет автоматизации и роботизации. На смену продолжительным совещаниям и авторитарным решениям руководителя приходят командные рабочие встречи, на которых в активном формате участники вырабатывают единое понимание проблемы и осуществляют поиск взаимоприемлемых решений!

Почему формат стратегических сессий и сессий организационного развития является трендом в настоящее время?

- Люди с разным образованием, опытом работы и кругозором совместно способны найти значительно больше вариантов для решения проблемы

- Участие в поиске и обсуждении идей, автоматически накладывает ответственность за их исполнение и чувство сопричастности в достижении результата. А это очень важно для успешного внедрения изменений.

- Проработав проблемы и решения достаточно глубоко в разных форматах и группах снижается сопротивление изменениям

- При формировании общего видения или плана действий, у сотрудников появляется понимание, что проблема решаема и для этого есть подходящие варианты.

- После совместной работы в команде, участники находятся в едином информационном поле (видят проблему одинаково и комплексно) и лучше понимают ситуацию и позиции друг друга.

Как же подготовить сотрудников и вдохновить их на изменения?

• 1.Определиться со сложной задачей (конкретизировать (Что менять?), обозначить готовность к изменениям в сроках (Когда менять?))
• 2.Собрать необходимую информацию (аналитику, тренды и т.д.), провести опросы и интервью (если необходимо)
• 3.Провести сессию для руководителей и сотрудников (предварительно отобранных), сделать её незабываемым событием с открытиями, инсайтами и идеями.
• 4.Зафиксировать взаимоприемлемые договоренности в формате плана действий или дорожной карты и ответственных.
• 5.Всем приступить к реализации договоренностей!

Обсуждайте изменения в команде! Учите своих сотрудников совместному поиску решений, конструктивному диалогу и выработке взаимоприемлемых решений! Это те компетенции, которым не учат в школах и университетах!

Компания – это такой живой организм, в котором все решения и действия совершаются взаимосвязано и взаимозависимо, т.е. оказывая влияние друг на друга. Важно, чтобы несмотря ни на какие внешние факторы, участники команды могли вырабатывать эффективные совместные решения и двигаться к цели, достигая синергетического эффекта. Как это сделать?

Для повышения качества командной работы часто используется метод фасилитации.

Фасилитация — это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей. Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала.

Как сформировать культуру эффективной совместной работы?

Вариант 1: Необходимо учить руководителей и членов команды навыкам организации и ведения совместной работы, преодолевая устоявшиеся навыки, привычки и убеждения.

Вариант 2: Приглашать профессионального фасилитатора для подготовки и проведения мероприятий, позволяющих достичь корпоративных целей.

Вариант 3: Эффективно сочетать 1 и 2 варианты, извлекая максимум пользы для организации совместной работы команды.

Когда фасилитация становится актуальной для Компании?

1.Компания планирует достижение следующих целей:

• Сформировать представление о стратегии компании
• Повысить устойчивость бизнеса в долгосрочной перспективе
• Обеспечить динамику и достижение утвержденных целевых показателей
• Объединить усилия команды руководителей на развитии выработанных стратегических направлениях
• Способствовать развитию стратегического мышления в компании
• Повысить уровень самоорганизации рабочих команд;
• Реализовать оперативные задачи, связанных с деятельности компании: составление бюджета, защита проекта, обмен опытом и т. д.
• Управлять процессом изменений в организации.

2.Компания ориентирована на повышение эффективности рабочих встреч, собраний, конференций, стратегических сессий. По данным некоторых исследований, руководители тратят на такие формы коммуникаций до 50% своего рабочего времени. Для того, чтобы взаимодействие было эффективнее, а скорость принятия решений стала выше, приглашают профессионального фасилитатора, либо развивают необходимые компетенции у сотрудников. Грамотно используя методы фасилитации, встречи и обсуждения превращаются в важные события, в которых люди хотят поучаствовать. Повышается вовлеченность и вклад каждого участника, а Компания получает максимальные результаты от активного участия всех присутствующих.

Какие преимущества дает правильно организованная совместная работа?

• участвуют все члены команды за счет использования разнообразных инструментов работы с группой
• встречи становятся короче и продуктивнее. Участники собраний двигаются по заданному маршруту, не отклоняясь от заданной темы, к необходимому формату результата
• по важным или сложным вопросам высказывается каждый участник
• у каждого есть возможность обдумать и высказать свою точку зрения
• все слушают друг друга внимательно, так как знают, что и они будут услышаны
• участники открыто обсуждают вопросы в специально организованном пространстве (собрании/встрече) и воздерживаются от обсуждения за спиной других участников и в кулуарах
• проблема считается решенной после того, как все, кого она касается, осознают высказанные аргументы
• в случаях, когда команда принимает решение, предполагается, что оно отражает интересы и взгляды большинства участников.
• на всех этапах работы с группой используются различные способы визуализации результата, что значительно увеличивает вовлеченность, осознанность и ответственность участников.
• результаты, полученные в ходе сессии, без дополнительной адаптации используются в оперативной деятельности и связаны со спецификой компании
• в процессе групповой работы используется потенциал всей группы и возникает эффект синергии сильных сторон участников группы, развивается системное мышление.
• участники сессии используют на практике все правила и принципы ведения диалога в процессе групповой работы, как внутри подразделения, так и в междепартаментском взаимодействии.

В заключении хочется ещё раз подчеркнуть важность эффективной совместной работы для достижения корпоративных целей организации. Используя метод фасилитации возможно добиться одновременно несколько значимых результатов для компании, решая основную задачу: повысить вовлеченность и мотивацию персонала, выстроить внутрикорпоративные коммуникации, повысить ответственность за принятие решений, развитие команды в целом и каждого в отдельности участника. Современные руководители всё активнее используют данный метод для организации эффективной совместной работы в команде.

Варианты проведения организационных и стратегических сессий методом фасилитации: смотреть здесь

Приходилось ли вам, работая над большим объемом информации, сталкиваться с ситуацией, когда возникала масса вопросов и весь материал казался разрозненным и бессвязным? Случалось ли вам, тратить на это часы, а иногда и целые дни, обдумывая и споря с коллегами в поисках смысла или решения?

Идеальным и простым инструментом для таких ситуаций станут обычные стикеры, потому что они обладают 3 уникальными преимуществами:

• стикеры имеют идеальный размер для того, чтобы на них поместилась одна законченная мысль
• они легко приклеиваются на гладкую поверхность и могут там оставаться достаточно долгое время
• их можно легко переклеивать с места на место много раз

На тренинге "Стикеры, визуальный способ решения проблем», я подробно разбираю ключевые методики работы со стикерами, которые позволяют ответить на вопросы:

• Как собрать воедино всю необходимую информацию?
• Как структурировать имеющуюся информацию и применить её для решения проблемы?

В этой статье я рассмотрю два варианта применения стикеров в групповой работе.

Вариант 1. Возникла необходимость разобраться в накопившихся вопросах, по которым нет сгруппированной информации: она находится в головах участников проекта или в разных программах и приложениях.

Цель этого варианта собрать разрозненную информацию.

Примеры вопросов для решения:

• Как повысить удовлетворенность заказчиков/посетителей кафе?
• Как организовать новую рекламную кампанию?
• Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании?
• Как повысить рентабельность проектов на 10%

В такой ситуации первое, что необходимо сделать – это собрать всю информацию и зафиксировать в одном месте: как вариант на доске или флипчарте. Для этого удобно использовать стикеры, так как после сбора информации, её необходимо будет анализировать, группировать и т. д., а стикеры в этом случае возможно многократно перемещать.

Правила для участников:

• 1.Один стикер должен содержать одну законченную мысль.
• 2.Информация на стикере понятная и краткая!
• Плохой пример: Много жалоб от клиентов!
• Хороший пример: Многие клиенты жалуются на долгое обслуживание и большое количество документов.

Выгоды этого варианта:

• 1.Экономия времени: все участники одновременно пишут на своих стикерах необходимую, на их взгляд, информацию по обсуждаемому вопросу. Никто из участников не ждет очереди, чтобы высказаться.
• 2.Включенность всех участников: каждый участник может заполнить неограниченное количество стикеров в соответствии с оговоренными правилами. Участвуют все. Нет тех, кто тихо отсиживается в углу.
• 3.Честная игра: нет тех, кто доминирует и не дает выскааться другим участникам. У всех равные права и возможности
• 4.Анонимность: стикеры можно оставить без подписи, чтобы информация была более объективной, открытой и честной.

Как организовать:

• 1.Определите цель и подготовьте встречу.
• Для данного мероприятия понадобится:
• аудитория, достаточная для того, чтобы в ней свободно разместились все участники
• доска или лист флипчарта
• стикеры для всех участников
• ручки
• 2.Создайте творческую атмосферу, дайте вводную информацию о цели встречи, раздайте участникам стикеры и ручки. На этом этапе можно использовать ассоциативные вопросы, так называемые « стимуляторы мыслительной деятельности». Это отдельные слова или фразы: «дополнить…», «заменить…», «изменить последовательность…» и т. д.
• Во время работы необходимо соблюдать тишину. Ограничений по времени нет.
• 3.После того, как все участники завершили написание, наклейте стикеры в отведенное для этого место и дайте время на ознакомление с полной информацией всем участникам.
• 4.Полученную информацию можно зафиксировать на листе, в электронном виде, чтобы продолжить работу с полученным списком. Но лучший вариант, это оставить на доске на несколько дней с возможностью для всех участников дополнять новыми идеями и информацией. Через несколько дней можно вернуться к дополненному списку и продолжить с ним работу.

Пример заполненной карты: Почему большинство потенциальных сотрудников отказываются от предложения о работе в нашей компании?

Вариант 2 применяется, когда необходимо проанализировать информацию и установить сложные взаимосвязи, а также разобраться с особо запутанными и непонятными, на первый взгляд, проблемами. Это вариант может быть использован для творческих сессий, когда необходимо проанализировать полученную информацию, например, при использовании выше описанного варианта 1.

Цель этого варианта показать сложные взаимосвязи между элементами информации

Примеры вопросов для решения:

• Найти решение для сокращения скорости обработки обращений от Заказчиков
• Понять причину нарушения сроков оплаты со стороны Заказчиков

Выгоды этого варианта:

• 1.Улучшает понимание ситуации. Анализ и установление взаимосвязей между событиями, фактами может дать ответ на вопрос: «В чем же состоит истинная причина данной конкретной ситуации?»
• 2.База для создания плана действий. Полученная информация о взаимосвязях и истинных причинах проблемы поможет сформировать более конкретный план действий для дальнейшей работы по их устранению.
• 3.Применение для творческих неструктурированных сессий.

Как организовать:

• 1.Определите цель и подготовьте встречу.
• 2.Определите принципы создания карты. Сформулируйте вопросы, которые помогут вам определить нужные стикеры и выявить между ними взаимосвязи.
• 3.Определите корневой стикер, отражающий проблему. Используйте для его отображения стикер другого цвета. Разместите его в центре. Иногда, выделяется несколько ключевых проблем для анализа, поэтому и стикеров должно быть несколько.
• 4.Определите взаимосвязанные стикеры, последовательно задавая один и тот же вопрос. Для удобства работы расположите их рядом. Этот этап повторяйтся несколько раз, пока не установите все взаимосвязи.
• 5.Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи
• 6.Проверьте завершенную карту

Пример заполненной карты: Какая причина долгой обработки обращений Заказчиков

Как видите, стикеры – это удобный и доступный инструмент для анализа и решения сложных задач. Они могут использоваться как для проведения рабочих встреч, Planning meeting, так и для организационных и стратегических сессий.