Наблюдаю такие ситуации: на тренинге по развитию навыков фасилитации, когда рассказываю о важности этапа обсуждения правила совместной работы, некоторые участники недоумевая смотрят на меня и говорят: 

 "Зачем это надо? Все же взрослые люди… И так должны понимать …"

 И с такой же реакцией иногда сталкиваюсь, когда согласую сценарий стратегической сессии с Заказчиком… Здесь часто другой аргумент : 

" Давайте не будем на это тратить время…"

Я всегда объясняю значимость этого этапа и настаиваю на его обязательном присутствии в сценарии мероприятия. Он может строиться по-разному: иногда я рассказываю правила и объясняю, зачем они сегодня нужны. Иногда сами участники. Это зависит от уровня команды,  готовности их к совместной работе и т.д. Но этот этап всегда есть в моих мероприятиях. 

• Правила помогают участникам сориентироваться в окружающей обстановке: им становятся понятны ожидания от их участия, как они могут влиять на результат встречи, что можно и нужно делать, а что нельзя… Этот этап напоминает подготовку к визиту на прием к президенту или на бал-маскарад: в каждом из этих форматов есть свои правила, и они разные. Важно о них знать, чтобы получить максимальный эффект от своего присутствия на этом мероприятии.
• Правила будут работать, если они всем участникам понятны и приняты каждым из них. Помните про правила дорожного движения. Они для всех! Они понятны! И, каждый, кто становится участником движения о них должен знать. 
• Поскольку правила должны быть актуальными для участников именно этой команды, то важно согласовать их: убрать лишние и не актуальные,  добавить те, которые, по мнению участников, должны быть. 
• Проговаривание правил – это один из элементов создания безопасной психологической среды. Это возможность сориентироваться, а значит снизить тревожность и беспокойство от неизвестности, предстоящей на встрече (особенно для команды, которая впервые пришла на стратегическую сессию или рабочую встречу, которая будет проходить не так, как обычно)
• 5 минут на согласование правил позволяют экономить много больше времени в ходе встречи: не терять важную информацию и не откатываться в обсуждении; не отвлекаться от основного вопроса обсуждения, чтобы делать паузы на прояснение ситуаций и синхронизацию  по формату и распределению ролей
• Понятные правила позволяют вовлечь и включить в обсуждение всех присутствующих, а значит глубоко, комплексно и системно прорабатывать обсуждаемы вопросы

Я собрала более 50 формулировок различных правил для командной работы, которые использяю для фасилитации. Это дает мне возможность выбирать подходящие формулировки для каждой команды. 
Некоторые из правил (наиболее часто повторяющиеся) я визуализировала в виде карт и размещаю их на модерационной доске, чтобы участники могли их видеть и не забывать в ходе встречи.

Стратегическая сессия 

" Клиентский сервис: высокое качество услуг для клиента; эффективность деятельности для компании"

Заказчик: российская инвестиционная группа компаний

Сеть филиалов: 300 офисов

Количество человек в компании: 2500 + человек

В сердине апреля с командой из 35 человек анализировали Путь клиента и "внутреннюю кухню" - бизнес-процессы клиентского сервиса. Основной вопрос, на который искали ответ:

Какие идеи нам важно внедрить, чтобы существенно сэкономить человеческие ресурсы и/или время на выполнение операций, при этом соблюдая нормативные требования и поддерживая (или улучшая) качество клиентского сервиса? 

Результат сессии:  

• участники сформулировали идеи для микроулучшений в разных процессах (3/5/7 минут на операцию), но при частоте операций в день 50 - 70 у одного специалиста (а таких 10) - это уже хороший результат. 
• участники описали новые оптимизированные сценарии выполнения внутренних операций за счет использования CRM и перестроения процесса взаимодействия со смежными подразделениями, которые позволяют ускорить обработку обращений и предоставление обратной связи клиенту за 5 дней (при нормативных до 12 дней). 

Зачем стратегическая сессия компании? 

Ввиду отсутствия квалифицированных кадров на рынке труда, всё чаще собственники/акционеры и руководители приходят к мысли о необходимости пересмотра внутренних процессов и их оптимиации. Да, это один из способов. О нем всегда нужно думать, а в условиях дефицита кадров и понимания, что в ближайшее время их не предвидется, особенно! Оптимизацию внутренних процессов важно сдлать регулярным процессом, так как их эффективность влияет нафинансовые показатели: доходную и расходную части.

Зачем собирать много участников и отвлекать их от работы? 

Конечно, есть аналитики бизнес-процессов внутри компании, и они должны анализировать процессы и предлагать оптимизацию. Но кто, как не сами исполнители лучше знают, что им мешает быстрее и эффективнее выполнять работу? А когда присутствуют эксперты из смежных подразделений (ИТ-специалисты/финансисты и т.д.) идеи для реализации становятся комплексными и более точными (с пониманием необходимых ресурсов и функциональных возможностей программ). А ещё это возможность разу несколько (в этом случае 6) процессов обсудить, описать и согласовать с участниками за 1 день. 

Заказчик доволен! Участники довольны! 

Для меня это важно! 

Пусть всё согласованное реализуется! А это уже другая кропотливая и не менее важная работа!  

- Как оценить эффективность стратегической сессии? - частый вопрос, который я слышу от Заказчиков, планирующих провести сессию в первый раз. 

И в такой ситуации, я всегда уточняю: 

- Как Вы поймете, что стратегическая сессия прошла успешно? 

Критерии эффективности у каждого заказчика свои, поэтому и измерять на каждой сессии приходится разное и по разному.

Что будет критерием эффективности стратегической сессии?  

Для начала, чтобы оценить эффективность сессии надо сформулировать цели, которых важно на ней достичь, а на основании их - ожидаемые результаты.

Я всегда согласую с заказчиком 2 цели: рациональную и эмоциональную.

Рациональная цель - это содержательный результат, которого необходимо достичь ( например, 3 сценария развития компании (реалистичный, пессимистичный, оптимистичный) или дорожная карта реализации стратегии на 3 года с детализацией 1-го полугодия, и т.д.)

Эмоциональная цель - она про изменения в команде и отвечает на вопросы "Что должно произойти с командой на сессии? Как должна измениться команда после сессии? С чем (смыслы, видение и т.д.) должна выйти команда после сессии?" Иногда заказчик об этом не задумывается. Но, на мой взгляд, это очень важная цель, потому что, вовлекая команду в обсуждение вопроса и выработку решений, мы ожидаем изменений в деятельности, в поведении, в отношении к чему-либо. Важно эти ожидания сформулировать для себя, чтобы понять как можно повлиять на эти изменения.

Цели являются ключевым фокусом для фасилитатора при разработке сценария сессии и при подборе методов и технологий.

Как оценить достижение целей на стратегической сессии?

А теперь про инструменты, которые я используя для оценки эффективности сессии.

Достижение рациональной цели оценить достаточно просто: дорожная карта в согласованном формате либо есть - либо нет. При этом, важно обратить внимание на глубину проработки и полноту наполнения дорожной карты. А это непосредственная работа фасилитатора в процессе всей сессии. 

А вот с эмоциональной целью сложнее.

Оценку достижения эмоциональной цели я провожу на сессии и после неё. Для меня важно собрать обратную связь и оценить эффективность от всех вовлеченных в сессию лиц: ключевого заказчика (руководителя) и участников.   

Для этого на сессии я обычно использую:
1. Рефлексию в конце сессии (желательно визуальную). Обычно это ответы на 2-3 вопроса.
2. Вопросы-трейлеры (шкалы), с помощью которых делаю замеры в начале сессии и в конце.
3. Прошу сформулировать 3 дальнейших шага, которые команда сделает для реализации согласованных действий. Собираю и анализирую ответы участников.

Пример шкалы с сессии, для которой Заказчик ставил цель "Сформировать единое понимание целей компании до 2025 года, веру в их достижение".
В начале сессии (синие фишки) понимание целей было на 70 %, а в конце (зеленые) уже 90%.  Вера в достижение целей: в начале сессии примерно 95%, в конце сессии - 105%. Количество участников, понимающих шаги для выполнения и перевыполнения плана увеличилось. Учитывая, что это руководители, значит и понимание, что делать и как для достижения плана в своем подразделении, стало более четким.

Обязательно с командой обсуждаю разброс фишек на флипчарте: Почему сейчас фишка на 50% ? Чего не хватает, чтобы она сдвинулась вправо? А фишка "более 100%", что означает? Почему сейчас (в конце сессии) фишки сместились вправо? Что на это повлияло?

После окончания сессии провожу встречу с Заказчиком, на которой оцениваем её эффективность. Обычно это происходит в формате интерактивной беседы, где, сначала,  я задаю вопросы и прошу поделиться своим мнением о сессии, а потом заказчик задает вопросы для уточнения и прояснения дальнейших шагов в реализации согласованных действий.

Ну, и конечно, собственная рефлексия и оценка эффективности обязательный пункт у профессионального фасилитатора для дальнейшего роста и повышения качества подготовки и проведения стратегических сессий.

Ну как, у вас появилось понимание как оценить эффективность проведения стратегической сессии? 

Подготовка и проведение стратегической сессии - это ряд системных мероприятий (интервью с Заказчиком и ключевыми участниками, планирование этапов, согласование сценария и ключевых вопросов, создание шаблонов для групповой работы и т.д.). которые должны быть направлены на прояснение и уточнение целей, а так же на подбор соответствующих методов фасилитации для достижения результата. Если у вас есть задача подготовить стратегическую сессию и необходима консультация - напишите мне elena.n.belkina@gmail.com . Я работаю как ведущая стратегической сессии и как ментор, помогающий в разработке сценария сессии под индивидуальный запрос. Мой опыт и экспертиза помогут Вам провести стратегическую сессию для команды, соответствующую Вашим целям, при этом сэкономить время на подготовку.   

Никакого онлайна... Как можно услышать друг друга, высказаться, зафиксировать договоренности, если все в онлайн и занимаются своими делами,... где-то там, далеко, на большом расстоянии. Сложно проявлять эмоции, нет живости и энергии. А как в таком формате можно серьезно обсуждать вопросы стратегии и её реализации?

Такие рассуждения и вопросы я иногда слышу от руководителей и HR. К счастью, сейчас всё реже :) И не смотря на опасения и осторожное отношение к формату онлайн-сессий, он по-прежнему актуален для территориально распределенных команд, которые находится в разных городах или странах.

Я работаю с командами, в разных форматах. С 2017 года проведения онлайн-сессий уже накопила достаточно опыта, знаю тонкости и есть свои "фишечки".

Как проходит стратегическая сессия в онлайн-формате?

Первый этап - это, конечно, подготовительная работа.

• Нужно очень тщательно выбрать удобную для участников площадку (приложение) для совместной работы: простую понятную и с достаточными функциями: видеть друг друга, объединяться в малые группы и фиксировать свои идеи!
• Важно договориться о правилах совместной работы. Для онлайн, например, одно из правил - это включенные камеры на ноутбуках. Если сообщить заранее об этом, участники точно приведут себя в порядок (женщины накрасят губы :) ) и будут рады встрече с коллегами. Включенные камеры помогут установить контакт и сделать общение более доверительным и открытым.

Сколько человек могут работать в онлайн и как это происходит?

Сейчас различные программные продукты позволяют организовать работу участников как в большой группе от 50 человек онлайн, так и в малых группах по 3-7 человек. В общем зале все участники получают вводную информацию, синхронизируются по этапам разработки стратегии, представляют свои результаты и задают вопросы друг другу, а в малых группах, работая с коллегами своего подразделения или направления, анализируют проблемы, генерируют варианты решения и составляют дорожную карту.

Как часто такие сессии нужно проводить?

В зависимости от того, как часто происходят изменения в вашей сфере деятельности.
Я работаю с командой производственного предприятия уже более 3 лет в формате онлайн. Их заводы находятся в разных городах России и за рубежом. У нас с ними постепенно выстроилась такая схема работы: Планирование стратегии на 3 года (для производства, где есть этап разработки, сертификации меньше не получается), 1 раз в полугодие - актуализация стратегии и её корректировка, 1 раз в квартал - синхронизация команды по целям, проработка 1-2 самых сложных проблем, которые существенно тормозят процесс развития бизнеса.

Сколько времени проходит одна встреча?

Чаще всего 1-2 дня (можно с разбивкой на несколько дней) для стратегирования и 4-6 часов для синхронизации и проработки проблем.

Как попробовать?

Если у вас есть потребность в проведении таких встреч с командой, но вас ещё что-то останавливает, есть возможность попробовать: 18-19 февраля я буду проводить ОТКРЫТУЮ (для разных компаний) стратегическую сессию Стратегии голубого океана для своего бизнеса: найти и реализовать Приходите с коллегами, протестируйте с пользой!

Как обсудить проведение корпоративной стратегической сессии?

Напишите мне на электронную почту elena.n.belkina@gmail.com и в течение 1-2 дней мы с вами уточним запрос, я сформирую предложение с возможными форматами сотрудничества.

Стратегическая онлайн-сессии - это удобный формат, проверенный временем для распределенных команд. На таких сессиях участники не только вместе генерируют идеи, но и совместно принимают решения, распределяют ответственность, формируют конкретные планы по дальнейшим шагам для реализации стратегии.

1. В этом месяце много общаюсь с руководителями проектных команд в маркетинге, в ИТ-разработке, производстве и продажах про командное взаимодействие. Обратила внимание, что чаще всего повторяются одни и те же «боли»:

• Трачу много времени на индивидуальное общение с сотрудниками, ставлю задачу, потом помогаю её выполнить, даю свою экспертизу
• Свои задачи выполняю уже вечером или в обед, когда никто не отвлекает
• Команда не генерирует идеи, как лучше сделать или эффективнее
• Сотрудники ждут от меня четкую задачу, согласуют всё до мелочей, так как сами боятся или не хотят принимать ответственность на себя, даже, если опытные
• Распределение задач занимает много времени. На этом этапе случаются конфликты: надо выполнить задачу, а сотрудник не хочет.
• Мне иногда приходится передавать информацию от одного сотрудника другому, чтобы она не потерялась и была корректно донесена и т.д.

Уверена, что такая ситуация знакома многим. А впереди бизнес-сезон, заканчиваются отпуска и восстанавливается бизнес активность. А значит, загрузки у руководителя будет ещё больше! Именно поэтому важно уже сейчас подумать над тем, как выстроить командное взаимодействие, чтобы принимать эффективные решения оперативно!

Как проводить встречи с командой: с чего начать и как организовать?

1. Подумать и сформировать перечень повторяющихся вопросов, обсуждение которых эффективнее проводить в команде, всем вместе.
2. Определить типы встреч. Например:
a. встреча планирования на квартал/месяц/спринт (2 недели) – 1 число каждого месяца/ 1 и 3 понедельник месяца;
b.Короткие брифинги по проекту (совместно с клиентом) – 1 раз в 2 недели
c.встреча подведения итогов месяца (ретроспектива)/ недели; 30 число каждого месяца/ 2 и 4 пятницы месяца,
d.встреча по решению проблемы или генерации идей ( по мере необходимости) и т.д.
3. Определить периодичность встреч и примерную продолжительность. Выбрать лучшее время для встреч.
4. Сформировать календарь. Сделать его доступным для команды.
5. Готовьтесь к встречам заранее: формулируйте вопросы для обсуждения в команде четко и понятно.
6. Проводите их конструктивно: фокусируйтесь на обсуждаемых вопросах, вовлекайте всех участников в обсуждение (предоставляйте им возможность высказаться, не перебивайте)
7. Встречу завершайте фиксацией договоренностей. Для них тоже определите общедоступное место, чтобы в любой момент можно было просмотреть их и восстановить в памяти.

Такие встречи важно проводить регулярно! И их точно должен уметь проводить руководитель!

А на более сложные и системные темы, для эффективного проведения которых нужно знать методы и технологии фасилитации, лучше приглашать эксперта! За 8 лет работы с командами, я уже сформировала перечень наиболее востребованных тем и объединила их в программу "Маленькими шагами к большой цели". Перечень тем постоянно добавляется, а содержание сессий корректируется на основании меняющихся внешних и внутренних обстоятельств и отзывов моих заказчиков. Конечно же, нет одинаковых компаний и ситуаций, поэтому предварительно я всегда провожу встречу по уточнению потребности с руководителем, после которой формирую индивидуальную повестку командной встречи для обсуждения.

Если у вас уже сейчас есть понимание того, что важно провести встречу с командой на которую хотите пригласить внешнего эксперта, то опишите мне Ваш запрос на сайте или отправьте на электронную почту Elena.N.Belkina@gmail.com. Я Вам обязательно отвечу в течение 1 -2 дней!

Кстати, для стратегических и командных сессий тоже начинается сезон, так как 2-е полугодие – это время для ускорения и фокусировки на результате, с одной стороны; а с другой – время подведения итогов, разработки видения и стратегии, синхронизации по целям и планирование на следующий квартал/полугодие/ год!

Всё чаще встречаюсь с руководителями и HR-специалистами, которые уже имели опыт проведения стратегических сессий со своими командами…и остались, мягко говоря, не вполне довольными…

С одной стороны радует, что они уже понимают важность и нужность стратегических сессий с командой, с другой стороны – получив негативный результат, уже относятся с опаской к таким форматам и боятся экспериментировать…

Давайте разберемся, какие ошибки чаще всего допускают ТОП-менеджеры и HR при организации стратегической или командной сессии.

Ошибка #1

Стратегическую сессию может провести наш тренер, который уже у нас проводил тренинг… по продажам, (для руководителей и т.д.)… или коуч, который работал с руководителем, … или консультант, который описывал бизнес-процессы,… или….

Вариант решения: Если результатом сессии должен быть совместно разработанный продукт всеми участниками (стратегия компании: видение, стратегические цели или намерения, дорожная карта по их достижению; правила командного взаимодействия; ценности компании и т.д.), то рекомендую обратить внимание на 2 основных компетенции ведущего сессии: 1) знания и опыт разработки стратегии и 2) знания (наличие подтверждающих сертификатов об обучении) и опыт проведения фасилитационных сессий. Первая компетенция позволит правильно спланировать этапы работы и собрать всю необходимую информацию, вторая – вовлечь всех участников в процесс работы, зафиксировать и не потерять важные идеи, найти приоритеты и совместно принять окончательное решение. Эти две составляющие необходимы для получения наилучшего результата сессии.

Ошибка #2

До проведения стратегической сессии держать в секрете всю информацию о ней: не знакомить участников с форматом проведения, повесткой сессии, планируемыми целями и результатами и не вовлекать их в процесс подготовки.

Вариант решения: проведите подготовительную работу:

• Включите всех ключевых участников в сбор и анализ необходимой информации.
• Для всех участников подготовьте письмо и разошлите заранее. Предоставьте всю необходимую информацию для участников: тема и цель встречи, повестка дня и формат работы, требования к дресс-коду и информацию по трансферу и т.д. Чем более структурированной и понятной будет организационная информация, тем меньше вопросов и беспокойства возникнет у участников. Это сэкономит время, снизит возможное сопротивление и позволит участникам настроиться на деловой формат мероприятия.

Ошибка #3

Надо пригласить всех руководителей и ключевых сотрудников… Пусть все слушают…

Вариант решения: Составьте предварительный список участников. Оцените его по 2 параметрам:

• Чье мнение и видение хотелось бы услышать на сессии?
• Кто сможет влиять на внедрение всех договоренностей?

Если вы обнаружили в списке участников, которые не соответствуют заданным параметрам, то лучше их исключить из списка участников: им будет скучно, не интересно, они могут отвлекать других и скорее всего, будут не довольны тем, что потратили свое время, а пользы принести мало. Групповая динамика и взаимодействие в команде при этом могут пострадать.

Ошибка #4

Ждать, что после сессии все договоренности сами собой реализуются…

Вариант решения:

После подведения результатов сессии, обязательно обсудите с участниками и зафиксируйте ответ на вопрос: - Что мы, как команда, должны сделать, чтобы все наши договоренности (дорожная карта, мероприятия, план) были реализованы в согласованные сроки с наилучшим результатом?

Ответ на этот вопрос позволит сформулировать правила взаимодействия команды и необходимые условия для реализации договоренностей.

Ошибка #5

Не тратить время на проработку требований к проведению сессий, согласование и уточнение ключевых шагов сессии на этапе её подготовки.

Вариант решения:

На этапе подготовки сессии важно руководителю компании и HR, совместно с ведущим сессии, сформировать единое информационное поле. Для этого четко сформулируйте цели и ожидаемые результаты, обсудите специфические требования и особенности команды, согласуйте ключевые этапы работы и промежуточный результат по каждому из них. Это позволит спланировать тайминг и основные этапы работы, учесть большинство нюансов и получить планируемый результат.

Ошибка #6

Хотеть решить все вопросы и проблемы на одной сессии за 1 день, а ещё включить обучающий блок и тимбилдинг на природе. Часто у руководителя компании есть несколько актуальных вопросов и проблем для обсуждения с командой, а HRу при этом хотелось бы использовать как можно больше разнообразных и интересных форматов работы в команде

Вариант решения:

Выпишите все темы для обсуждения с командой. Определите желаемый результат по каждой. Попробуйте установить между темами причинно-следственные связи. Это поможет выделить ключевые темы и их подтемы. Для ключевых тем расставьте приоритеты и обсудите с ведущим сессии (или несколькими) возможность их объединения, необходимое количество времени для получения желаемого результата и варианты форматов проведения. Это позволит фокусироваться на ключевых темах, достигнуть результата, а не просто пообщаться и ещё больше «запутаться в ситуации», разочароваться из-за потраченного времени или непродуманных поверхностных идей и решений.

Если есть необходимость объединить встречи и сессии с корпоративными мероприятиями, например, с днем компании, то важно найти логику и связи между этими мероприятиями, чтобы они усиливали эффект друг друга.

Нужна помощь в подготовке и проведении стратегической сессии, на которой участники обсудят важные направления развития компании и сформируют стратегические цели и дорожную карту, понятную и принятую каждым из них?

Я провожу стратегические сессии, на которых команда разрабатывает эффективных решений для бизнеса. Для этого отлично подходит фасилитация. Напишите мне elena.n.belkina@gmail.com или заполните заявку https://belkinaelena.ru/ru/zakazat-programmu-ru/ и я подготовлю для вас подробную информацию с учетом всех особенностей и пожеланий.

На сайте есть подробное описание моего опыта и отзывы Заказчиков.

Фасилитация. Простыми словами

Настало время командного менеджмента. HR, как партнер для бизнеса, и, как проводник ценностей компании для сотрудников, является объединяющим звеном! Важно в этой роли помочь сотрудникам и компании выстроить открытые доверительные коммуникации, направленные на достижения результатов каждой из сторон. Для создания комфортной и при этом эффективной рабочей атмосферы от HR требуются навыки, опыт и готовность решать сложные вопросы и ситуации.

Буквально каждый день к HR-специалисту обращаются за помощью коллеги-руководители, в рамках своих функций приходится вовлекать в поиск и решение нестандартных задач сотрудников своего подразделения или коллег из других департаментов. Примеры таких ситуаций:

• Сложное междепартаменское взаимодействие между двумя подразделениями
• Разработка ценностей компании и внедрение мероприятий по их поддержке и трансляции сотрудникам
• Разработка программ внутрикорпоративных коммуникаций
• Планирование деятельности в области управления персоналом
• Повышение эффективности работы с персоналом на всех этапах работы с ним
• Снижение текучести персонала в одном из подразделений
• Разработка программы адаптации или работы с кадровым резервом компании
• Формирование программы корпоративного мероприятия

Для решения таких задач многие HR-специалисты уже использоваться методы и приемы фасилитации, которые способствуют:

• Формированию единого информационного пространства и понимания целей компании и подразделения
• Совместному поиску и принятию решений внутри команды
• Формированию правил коммуникаций внутри отдела или между смежными подразделениями
• Повышению осознанности и ответственности за общий результат компании или подразделения
• Развитию самостоятельности и самоуправления
• Конструктивному взаимодействию внутри подразделения и со смежными
• Повышению вовлеченности персонала (не безразличие к происходящему) в решение оперативных и стратегических целей и задач компании

Какой эффект получает компания и сотрудники от применения инструментов фасилитации и как это проявляется в текущей деятельности:

• Открытость и честность в коммуникациях внутри команды
• Чувство сплоченности и со-направленности (есть понимание, что все идут к достижению единых целей и все в этом заинтересованы)
• Мотивация к совместной деятельности, потому что взаимодействие понятно, прозрачно и принято всеми участниками. Конечно, правила и договоренности могут корректироваться и изменяться, но только совместно и в целях повышения эффективности заинтересованных сторон.
• Лояльность и уважение к коллегам и компании.
• Сопричастность к реализации планов.
• Приверженность разработанным идеям, процессам и правилам работы
• Доверие в команде

Так, что же такое фасилитация и кто такой фасилитатор?

Фасилитационная встреча – это организованная и структурированная встреча, где ее ведущий ( фасилитатор) проводит группу через серию заранее подготовленных шагов, с помощью которых участники обязательно достигают результата, созданного, понятого, принятого каждым из них (М. Вилкинсон)

Роль фасилитатора – помочь каждому участнику думать наилучшим образом. Для этого фасилитатор побуждает участников к полноценному участию, способствует взаимопониманию и культивирует чувство общей ответственности.

Цель фасилитации - помочь группе прийти к результату, опираясь на собственный опыт участников.

HR в современной организации – это специалист, который в силу специфики своей деятельности часто выступает в различных ролях: эксперт, партнер, аналитик, организатор, коуч, тренер, фасилитатор и т.д. Эта многогранность возможна только в случае непрерывного обучения и развития, регулярного внедрения в текущую деятельность полученных навыков. Для многих компаний в текущий момент очень актуально решение нестандартных сложных задач связанных с персоналом и вовлечением его в решение бизнес-задач. Поэтому навык фасилитации – это soft-skills, который важен для всех, кто работает с командами, а для HR его высокий уровень развития становиться просто необходимостью!

Описание запроса от Заказчика:

В российской холдинговой компании, где все процессы централизованы, в последнее время много претензий к качеству оказываемых услуг и срокам реализации задач юридического департамента (не отследили сроки подачи претензии по работам подрядчика; некачественный мониторинг тендеров и долгая подготовка пакета документов; долго готовили ответ на претензию, в итоге компания понесла незапланированные расходы и т.д.)

Основные направления работы департамента:

• Торги (тендерная работа)
• Сопровождение контрактов
• Договорная работа
• Регистрационно-правовая работа
• Судебно-претензионная работа
• Взаимодействие с проверяющими органами
• Сопровождение управления землей и недвижимостью
• Корпоративно-правовая работа

После обсуждения с руководством холдинга было принято решение провести аудит, описать процессы и регламентировать деятельность юридического департамента.

Проект был реализован в следующем формате:

• Аудит - проведены индивидуальные встречи-интервью
• Анализ результатов, проектирование процессов департамента, определение правил взаимодействия (внутри и междепартаментского) - командные встречи всех сотрудников юридического департамента и специалистов смежных подразделений.

Важной составляющей данного проекта стала совместная работа ключевых сотрудников и ответственных за направления работы департамента, которые сами моделировали процессы и описывали их.

Результаты, которые получила компания в ходе реализации данного проекта:

• Описаны процессы юридического департамента и сформированы регламенты по всем направлениям работы.
• Сформировано единое информационное понимание о том, как строится деятельность подразделения в компании, понятны границы процессов и зоны ответственности
• Понятна взаимосвязь процессов, а значит формируется культура диалога и взаимоотношения в команде с ориентацией на внутреннего клиента.
• Повысилась осознанность сотрудников в части необходимости качественного оказания юридических услуг, так как все возможные риски и последствия были ими проанализированы и учтены в процессе моделирования процессов («как должно быть»)

Ключевые выводы проекта:

• Важно проводить анализ процессов и последующую их оптимизацию в формате командных встреч, где ключевые сотрудники и руководители направлений активные участники, а не слушатели.
• У всех сотрудников юридического департамента высокая экспертиза, поэтому их знания могут быть полезны и для построения процессов внутри департамента (по всем направлениям работы, не только своим)
• Сотрудники – это первоисточник того, как в текущей ситуации построены процессы, и часто они имеют представление и идеи, как можно сделать лучше
• Сотрудники включены в процессы оптимизации процессов, сами предлагают улучшения, а значит и на этапе внедрения изменений будет меньше сопротивления и выше вовлеченность.

Так получилось, что первую неделю июня я активно встречалась и проводила сессии с компаниями, которые существенно пострадали в текущих условиях: гостиничный и ресторанный бизнес, фитнес и индустрия красоты, wellness, туризм.

Им действительно сейчас не просто, но…

Что порадовало:

Большинство компаний (руководители и сотрудники) ориентированы на поиск новых возможностей для компании
Многие озабочены поиском идей и анализом трендов для создания «антихрупкости» компании (дополнительных услуг, направлений в смежных сферах, сообществ и партнерств и т.д.)
Большинство команд продолжают работать над повышением качества бизнес-процесов, сервиса, развитием продуктов, несмотря на то, что сотрудники «физически» находятся дома
Для всех стало важным выстроить систему эффективных коммуникаций с действующими клиентами и потенциальными
Команды верят в то, что маленькими шагами, а именно, системно выстраивая процессы, развивая продукты и направления, повышая качество сервиса , они выйдут из кризисной ситуации победителями и получат желаемые результаты
Когда всех сотрудников компании объединяет четкая и понятная цель, каждый сотрудник такой компании понимает, что именно сейчас ему важно быть активным, инициативным, ответственным, бережливым и эффективным членом большой команды!

У каждой компании своя ситуация и свои «сложности», но анализируя их, я увидела связь и я сформировала комплексную программу, которую так и назвала «Маленькими шагами к большой цели». Именно её я использовала в работе со своими Заказчиками в течение прошлой неделе. По каждому этапу получили запланированный результата. А теперь сопровождение и ретроспективы с командами для внедрения изменений!

В основе программы лежат этапы, которые важно глубоко и комплексно проработать в команде, обсудить идеи, принять совместные решения, обеспечить движение к цели маленькими, но уверенными шагами.

Познакомиться с программой можно по ссылке....

С участниками мастер-класса «Визуальные коммуникации в проектах обучения и развития», HR-специалистами, бизнес-тренерами и руководителями проектов, выделили преимущества использования визуализации в работе с командами.

Итак, что дает визуализация?

Для участников, с точки зрения восприятия информации:

• Структурирует и детализирует информацию, способствует целостному восприятию и осознанному пониманию и запоминанию
• Легкость в восприятии через образы за счет ассоциативных связей
• Меньше текста, больше символов и образов
• Много ключевой и важной информации возможно вместить на 1 листе флипчарта, вместо использования большого количества слайдов
• Быстро понять и освоить новую информацию
• Чуткое касание, меткость: возможность передать основную мысль в одном рисунке. В шаблоне содержится осадок (сухой остаток, выжимка)
• Создает позитивное настроение и атмосферу
• Используется как для презентации информации на тренинге, так и для совместно работы участников
• Раскрывает потенциал и развивает творческое и креативное мышление
• Визуализация выступает как метафора
• Интерес к новому, красивому

Для тренера, фасилитатора, руководителя, менеджера проектов , с точки зрения ередачи информации:

• Фишка, изюм в тренинге, интерес участников
• Вовлеченность участников
• Инструмент для управления групповой динамикой
• Возможность сделать акцент на главном
• На этапе подготовки – глубокая проработка информации, фильтрация и отбор главного, только потом визуализация.
• Визуализация: это прежде всего про смысл, потом про рисование.
• Универсальный инструмент, подходит для передачи разноплановой информации
• Применение творческого и креативного подхода в работе с командой
• Развивает оба полушария: анализ и сбор информации, установление причинно-следственных связей, трансформация информации в образы и символы
• Созидание
• Возможность индивидуальной настройки за счет подбора образов, ориентация на специфику и специализацию участников
• Инструмент для работы с разной возрастной категорией участников: поколение «Х» и «У», и даже «Беби Бумеры»
• Многократное использование материалов (шаблонов)
• Доступ к информации возможен и после тренинга, для проработки информации в повседневной деятельности за счет размещения плаката в доступном для участников месте
• Одновременная доступность всей информации в течение тренинга или организационной сессии, за счет того, что она размещается на досках (стенах, флипчартах). Не надо перелистывать слайды обратно, чтобы восстановить в памяти необходимую информацию.

Ну, что у вас есть сомнения в полезности этого инструмента? Или доверитесь мнению Экспертов?

Рекомендую попробовать в своей практике!