Заказчик: российская инвестиционная группа компаний
Сеть филиалов: 300 офисов
Количество человек в компании: 2500 + человек
В сердине апреля с командой из 35 человек анализировали Путь клиента и "внутреннюю кухню" - бизнес-процессы клиентского сервиса. Основной вопрос, на который искали ответ:
Какие идеи нам важно внедрить, чтобы существенно сэкономить человеческие ресурсы и/или время на выполнение операций, при этом соблюдая нормативные требования и поддерживая (или улучшая) качество клиентского сервиса?
Результат сессии:
Зачем стратегическая сессия компании?
Ввиду отсутствия квалифицированных кадров на рынке труда, всё чаще собственники/акционеры и руководители приходят к мысли о необходимости пересмотра внутренних процессов и их оптимиации. Да, это один из способов. О нем всегда нужно думать, а в условиях дефицита кадров и понимания, что в ближайшее время их не предвидется, особенно! Оптимизацию внутренних процессов важно сдлать регулярным процессом, так как их эффективность влияет нафинансовые показатели: доходную и расходную части.
Зачем собирать много участников и отвлекать их от работы?
Конечно, есть аналитики бизнес-процессов внутри компании, и они должны анализировать процессы и предлагать оптимизацию. Но кто, как не сами исполнители лучше знают, что им мешает быстрее и эффективнее выполнять работу? А когда присутствуют эксперты из смежных подразделений (ИТ-специалисты/финансисты и т.д.) идеи для реализации становятся комплексными и более точными (с пониманием необходимых ресурсов и функциональных возможностей программ). А ещё это возможность разу несколько (в этом случае 6) процессов обсудить, описать и согласовать с участниками за 1 день.
Заказчик доволен! Участники довольны!
Для меня это важно!
Пусть всё согласованное реализуется! А это уже другая кропотливая и не менее важная работа!
- Как оценить эффективность стратегической сессии? - частый вопрос, который я слышу от Заказчиков, планирующих провести сессию в первый раз.
И в такой ситуации, я всегда уточняю:
- Как Вы поймете, что стратегическая сессия прошла успешно?
Критерии эффективности у каждого заказчика свои, поэтому и измерять на каждой сессии приходится разное и по разному.
Для начала, чтобы оценить эффективность сессии надо сформулировать цели, которых важно на ней достичь, а на основании их - ожидаемые результаты.
Я всегда согласую с заказчиком 2 цели: рациональную и эмоциональную.
Рациональная цель - это содержательный результат, которого необходимо достичь ( например, 3 сценария развития компании (реалистичный, пессимистичный, оптимистичный) или дорожная карта реализации стратегии на 3 года с детализацией 1-го полугодия, и т.д.)
Эмоциональная цель - она про изменения в команде и отвечает на вопросы "Что должно произойти с командой на сессии? Как должна измениться команда после сессии? С чем (смыслы, видение и т.д.) должна выйти команда после сессии?" Иногда заказчик об этом не задумывается. Но, на мой взгляд, это очень важная цель, потому что, вовлекая команду в обсуждение вопроса и выработку решений, мы ожидаем изменений в деятельности, в поведении, в отношении к чему-либо. Важно эти ожидания сформулировать для себя, чтобы понять как можно повлиять на эти изменения.
Цели являются ключевым фокусом для фасилитатора при разработке сценария сессии и при подборе методов и технологий.
А теперь про инструменты, которые я используя для оценки эффективности сессии.
Достижение рациональной цели оценить достаточно просто: дорожная карта в согласованном формате либо есть - либо нет. При этом, важно обратить внимание на глубину проработки и полноту наполнения дорожной карты. А это непосредственная работа фасилитатора в процессе всей сессии.
А вот с эмоциональной целью сложнее.
Оценку достижения эмоциональной цели я провожу на сессии и после неё. Для меня важно собрать обратную связь и оценить эффективность от всех вовлеченных в сессию лиц: ключевого заказчика (руководителя) и участников.
Для этого на сессии я обычно использую:
1. Рефлексию в конце сессии (желательно визуальную). Обычно это ответы на 2-3 вопроса.
2. Вопросы-трейлеры (шкалы), с помощью которых делаю замеры в начале сессии и в конце.
3. Прошу сформулировать 3 дальнейших шага, которые команда сделает для реализации согласованных действий. Собираю и анализирую ответы участников.
Пример шкалы с сессии, для которой Заказчик ставил цель "Сформировать единое понимание целей компании до 2025 года, веру в их достижение".
В начале сессии (синие фишки) понимание целей было на 70 %, а в конце (зеленые) уже 90%. Вера в достижение целей: в начале сессии примерно 95%, в конце сессии - 105%. Количество участников, понимающих шаги для выполнения и перевыполнения плана увеличилось. Учитывая, что это руководители, значит и понимание, что делать и как для достижения плана в своем подразделении, стало более четким.
Обязательно с командой обсуждаю разброс фишек на флипчарте: Почему сейчас фишка на 50% ? Чего не хватает, чтобы она сдвинулась вправо? А фишка "более 100%", что означает? Почему сейчас (в конце сессии) фишки сместились вправо? Что на это повлияло?
После окончания сессии провожу встречу с Заказчиком, на которой оцениваем её эффективность. Обычно это происходит в формате интерактивной беседы, где, сначала, я задаю вопросы и прошу поделиться своим мнением о сессии, а потом заказчик задает вопросы для уточнения и прояснения дальнейших шагов в реализации согласованных действий.
Ну, и конечно, собственная рефлексия и оценка эффективности обязательный пункт у профессионального фасилитатора для дальнейшего роста и повышения качества подготовки и проведения стратегических сессий.
Подготовка и проведение стратегической сессии - это ряд системных мероприятий (интервью с Заказчиком и ключевыми участниками, планирование этапов, согласование сценария и ключевых вопросов, создание шаблонов для групповой работы и т.д.). которые должны быть направлены на прояснение и уточнение целей, а так же на подбор соответствующих методов фасилитации для достижения результата. Если у вас есть задача подготовить стратегическую сессию и необходима консультация - напишите мне elena.n.belkina@gmail.com . Я работаю как ведущая стратегической сессии и как ментор, помогающий в разработке сценария сессии под индивидуальный запрос. Мой опыт и экспертиза помогут Вам провести стратегическую сессию для команды, соответствующую Вашим целям, при этом сэкономить время на подготовку.
Никакого онлайна... Как можно услышать друг друга, высказаться, зафиксировать договоренности, если все в онлайн и занимаются своими делами,... где-то там, далеко, на большом расстоянии. Сложно проявлять эмоции, нет живости и энергии. А как в таком формате можно серьезно обсуждать вопросы стратегии и её реализации?
Такие рассуждения и вопросы я иногда слышу от руководителей и HR. К счастью, сейчас всё реже :) И не смотря на опасения и осторожное отношение к формату онлайн-сессий, он по-прежнему актуален для территориально распределенных команд, которые находится в разных городах или странах.
Я работаю с командами, в разных форматах. С 2017 года проведения онлайн-сессий уже накопила достаточно опыта, знаю тонкости и есть свои "фишечки".
Как проходит стратегическая сессия в онлайн-формате?
Первый этап - это, конечно, подготовительная работа.
Сколько человек могут работать в онлайн и как это происходит?
Сейчас различные программные продукты позволяют организовать работу участников как в большой группе от 50 человек онлайн, так и в малых группах по 3-7 человек. В общем зале все участники получают вводную информацию, синхронизируются по этапам разработки стратегии, представляют свои результаты и задают вопросы друг другу, а в малых группах, работая с коллегами своего подразделения или направления, анализируют проблемы, генерируют варианты решения и составляют дорожную карту.
Как часто такие сессии нужно проводить?
В зависимости от того, как часто происходят изменения в вашей сфере деятельности.
Я работаю с командой производственного предприятия уже более 3 лет в формате онлайн. Их заводы находятся в разных городах России и за рубежом. У нас с ними постепенно выстроилась такая схема работы: Планирование стратегии на 3 года (для производства, где есть этап разработки, сертификации меньше не получается), 1 раз в полугодие - актуализация стратегии и её корректировка, 1 раз в квартал - синхронизация команды по целям, проработка 1-2 самых сложных проблем, которые существенно тормозят процесс развития бизнеса.
Сколько времени проходит одна встреча?
Чаще всего 1-2 дня (можно с разбивкой на несколько дней) для стратегирования и 4-6 часов для синхронизации и проработки проблем.
Как попробовать?
Если у вас есть потребность в проведении таких встреч с командой, но вас ещё что-то останавливает, есть возможность попробовать: 18-19 февраля я буду проводить ОТКРЫТУЮ (для разных компаний) стратегическую сессию Стратегии голубого океана для своего бизнеса: найти и реализовать Приходите с коллегами, протестируйте с пользой!
Как обсудить проведение корпоративной стратегической сессии?
Напишите мне на электронную почту elena.n.belkina@gmail.com и в течение 1-2 дней мы с вами уточним запрос, я сформирую предложение с возможными форматами сотрудничества.
Стратегическая онлайн-сессии - это удобный формат, проверенный временем для распределенных команд. На таких сессиях участники не только вместе генерируют идеи, но и совместно принимают решения, распределяют ответственность, формируют конкретные планы по дальнейшим шагам для реализации стратегии.
Уверена, что такая ситуация знакома многим. А впереди бизнес-сезон, заканчиваются отпуска и восстанавливается бизнес активность. А значит, загрузки у руководителя будет ещё больше! Именно поэтому важно уже сейчас подумать над тем, как выстроить командное взаимодействие, чтобы принимать эффективные решения оперативно!
1. Подумать и сформировать перечень повторяющихся вопросов, обсуждение которых эффективнее проводить в команде, всем вместе.
2. Определить типы встреч. Например:
a. встреча планирования на квартал/месяц/спринт (2 недели) – 1 число каждого месяца/ 1 и 3 понедельник месяца;
b.Короткие брифинги по проекту (совместно с клиентом) – 1 раз в 2 недели
c.встреча подведения итогов месяца (ретроспектива)/ недели; 30 число каждого месяца/ 2 и 4 пятницы месяца,
d.встреча по решению проблемы или генерации идей ( по мере необходимости) и т.д.
3. Определить периодичность встреч и примерную продолжительность. Выбрать лучшее время для встреч.
4. Сформировать календарь. Сделать его доступным для команды.
5. Готовьтесь к встречам заранее: формулируйте вопросы для обсуждения в команде четко и понятно.
6. Проводите их конструктивно: фокусируйтесь на обсуждаемых вопросах, вовлекайте всех участников в обсуждение (предоставляйте им возможность высказаться, не перебивайте)
7. Встречу завершайте фиксацией договоренностей. Для них тоже определите общедоступное место, чтобы в любой момент можно было просмотреть их и восстановить в памяти.
Такие встречи важно проводить регулярно! И их точно должен уметь проводить руководитель!
А на более сложные и системные темы, для эффективного проведения которых нужно знать методы и технологии фасилитации, лучше приглашать эксперта! За 8 лет работы с командами, я уже сформировала перечень наиболее востребованных тем и объединила их в программу "Маленькими шагами к большой цели". Перечень тем постоянно добавляется, а содержание сессий корректируется на основании меняющихся внешних и внутренних обстоятельств и отзывов моих заказчиков. Конечно же, нет одинаковых компаний и ситуаций, поэтому предварительно я всегда провожу встречу по уточнению потребности с руководителем, после которой формирую индивидуальную повестку командной встречи для обсуждения.
Если у вас уже сейчас есть понимание того, что важно провести встречу с командой на которую хотите пригласить внешнего эксперта, то опишите мне Ваш запрос на сайте или отправьте на электронную почту Elena.N.Belkina@gmail.com. Я Вам обязательно отвечу в течение 1 -2 дней!
Кстати, для стратегических и командных сессий тоже начинается сезон, так как 2-е полугодие – это время для ускорения и фокусировки на результате, с одной стороны; а с другой – время подведения итогов, разработки видения и стратегии, синхронизации по целям и планирование на следующий квартал/полугодие/ год!
Всё чаще встречаюсь с руководителями и HR-специалистами, которые уже имели опыт проведения стратегических сессий со своими командами…и остались, мягко говоря, не вполне довольными…
С одной стороны радует, что они уже понимают важность и нужность стратегических сессий с командой, с другой стороны – получив негативный результат, уже относятся с опаской к таким форматам и боятся экспериментировать…
Давайте разберемся, какие ошибки чаще всего допускают ТОП-менеджеры и HR при организации стратегической или командной сессии.
Стратегическую сессию может провести наш тренер, который уже у нас проводил тренинг… по продажам, (для руководителей и т.д.)… или коуч, который работал с руководителем, … или консультант, который описывал бизнес-процессы,… или….
Вариант решения: Если результатом сессии должен быть совместно разработанный продукт всеми участниками (стратегия компании: видение, стратегические цели или намерения, дорожная карта по их достижению; правила командного взаимодействия; ценности компании и т.д.), то рекомендую обратить внимание на 2 основных компетенции ведущего сессии: 1) знания и опыт разработки стратегии и 2) знания (наличие подтверждающих сертификатов об обучении) и опыт проведения фасилитационных сессий. Первая компетенция позволит правильно спланировать этапы работы и собрать всю необходимую информацию, вторая – вовлечь всех участников в процесс работы, зафиксировать и не потерять важные идеи, найти приоритеты и совместно принять окончательное решение. Эти две составляющие необходимы для получения наилучшего результата сессии.
До проведения стратегической сессии держать в секрете всю информацию о ней: не знакомить участников с форматом проведения, повесткой сессии, планируемыми целями и результатами и не вовлекать их в процесс подготовки.
Вариант решения: проведите подготовительную работу:
Надо пригласить всех руководителей и ключевых сотрудников… Пусть все слушают…
Вариант решения: Составьте предварительный список участников. Оцените его по 2 параметрам:
Если вы обнаружили в списке участников, которые не соответствуют заданным параметрам, то лучше их исключить из списка участников: им будет скучно, не интересно, они могут отвлекать других и скорее всего, будут не довольны тем, что потратили свое время, а пользы принести мало. Групповая динамика и взаимодействие в команде при этом могут пострадать.
Ждать, что после сессии все договоренности сами собой реализуются…
Вариант решения:
После подведения результатов сессии, обязательно обсудите с участниками и зафиксируйте ответ на вопрос: - Что мы, как команда, должны сделать, чтобы все наши договоренности (дорожная карта, мероприятия, план) были реализованы в согласованные сроки с наилучшим результатом?
Ответ на этот вопрос позволит сформулировать правила взаимодействия команды и необходимые условия для реализации договоренностей.
Не тратить время на проработку требований к проведению сессий, согласование и уточнение ключевых шагов сессии на этапе её подготовки.
Вариант решения:
На этапе подготовки сессии важно руководителю компании и HR, совместно с ведущим сессии, сформировать единое информационное поле. Для этого четко сформулируйте цели и ожидаемые результаты, обсудите специфические требования и особенности команды, согласуйте ключевые этапы работы и промежуточный результат по каждому из них. Это позволит спланировать тайминг и основные этапы работы, учесть большинство нюансов и получить планируемый результат.
Хотеть решить все вопросы и проблемы на одной сессии за 1 день, а ещё включить обучающий блок и тимбилдинг на природе. Часто у руководителя компании есть несколько актуальных вопросов и проблем для обсуждения с командой, а HRу при этом хотелось бы использовать как можно больше разнообразных и интересных форматов работы в команде
Вариант решения:
Выпишите все темы для обсуждения с командой. Определите желаемый результат по каждой. Попробуйте установить между темами причинно-следственные связи. Это поможет выделить ключевые темы и их подтемы. Для ключевых тем расставьте приоритеты и обсудите с ведущим сессии (или несколькими) возможность их объединения, необходимое количество времени для получения желаемого результата и варианты форматов проведения. Это позволит фокусироваться на ключевых темах, достигнуть результата, а не просто пообщаться и ещё больше «запутаться в ситуации», разочароваться из-за потраченного времени или непродуманных поверхностных идей и решений.
Если есть необходимость объединить встречи и сессии с корпоративными мероприятиями, например, с днем компании, то важно найти логику и связи между этими мероприятиями, чтобы они усиливали эффект друг друга.
Нужна помощь в подготовке и проведении стратегической сессии, на которой участники обсудят важные направления развития компании и сформируют стратегические цели и дорожную карту, понятную и принятую каждым из них?
Я провожу стратегические сессии, на которых команда разрабатывает эффективных решений для бизнеса. Для этого отлично подходит фасилитация. Напишите мне elena.n.belkina@gmail.com или заполните заявку https://belkinaelena.ru/ru/zakazat-programmu-ru/ и я подготовлю для вас подробную информацию с учетом всех особенностей и пожеланий.
На сайте есть подробное описание моего опыта и отзывы Заказчиков.
Настало время командного менеджмента. HR, как партнер для бизнеса, и, как проводник ценностей компании для сотрудников, является объединяющим звеном! Важно в этой роли помочь сотрудникам и компании выстроить открытые доверительные коммуникации, направленные на достижения результатов каждой из сторон. Для создания комфортной и при этом эффективной рабочей атмосферы от HR требуются навыки, опыт и готовность решать сложные вопросы и ситуации.
Буквально каждый день к HR-специалисту обращаются за помощью коллеги-руководители, в рамках своих функций приходится вовлекать в поиск и решение нестандартных задач сотрудников своего подразделения или коллег из других департаментов. Примеры таких ситуаций:
Для решения таких задач многие HR-специалисты уже использоваться методы и приемы фасилитации, которые способствуют:
Какой эффект получает компания и сотрудники от применения инструментов фасилитации и как это проявляется в текущей деятельности:
Так, что же такое фасилитация и кто такой фасилитатор?
Фасилитационная встреча – это организованная и структурированная встреча, где ее ведущий ( фасилитатор) проводит группу через серию заранее подготовленных шагов, с помощью которых участники обязательно достигают результата, созданного, понятого, принятого каждым из них (М. Вилкинсон)
Роль фасилитатора – помочь каждому участнику думать наилучшим образом. Для этого фасилитатор побуждает участников к полноценному участию, способствует взаимопониманию и культивирует чувство общей ответственности.
Цель фасилитации - помочь группе прийти к результату, опираясь на собственный опыт участников.
HR в современной организации – это специалист, который в силу специфики своей деятельности часто выступает в различных ролях: эксперт, партнер, аналитик, организатор, коуч, тренер, фасилитатор и т.д. Эта многогранность возможна только в случае непрерывного обучения и развития, регулярного внедрения в текущую деятельность полученных навыков. Для многих компаний в текущий момент очень актуально решение нестандартных сложных задач связанных с персоналом и вовлечением его в решение бизнес-задач. Поэтому навык фасилитации – это soft-skills, который важен для всех, кто работает с командами, а для HR его высокий уровень развития становиться просто необходимостью!
В российской холдинговой компании, где все процессы централизованы, в последнее время много претензий к качеству оказываемых услуг и срокам реализации задач юридического департамента (не отследили сроки подачи претензии по работам подрядчика; некачественный мониторинг тендеров и долгая подготовка пакета документов; долго готовили ответ на претензию, в итоге компания понесла незапланированные расходы и т.д.)
Основные направления работы департамента:
После обсуждения с руководством холдинга было принято решение провести аудит, описать процессы и регламентировать деятельность юридического департамента.
Важной составляющей данного проекта стала совместная работа ключевых сотрудников и ответственных за направления работы департамента, которые сами моделировали процессы и описывали их.
Так получилось, что первую неделю июня я активно встречалась и проводила сессии с компаниями, которые существенно пострадали в текущих условиях: гостиничный и ресторанный бизнес, фитнес и индустрия красоты, wellness, туризм.
Им действительно сейчас не просто, но…
Что порадовало:
Большинство компаний (руководители и сотрудники) ориентированы на поиск новых возможностей для компании
Многие озабочены поиском идей и анализом трендов для создания «антихрупкости» компании (дополнительных услуг, направлений в смежных сферах, сообществ и партнерств и т.д.)
Большинство команд продолжают работать над повышением качества бизнес-процесов, сервиса, развитием продуктов, несмотря на то, что сотрудники «физически» находятся дома
Для всех стало важным выстроить систему эффективных коммуникаций с действующими клиентами и потенциальными
Команды верят в то, что маленькими шагами, а именно, системно выстраивая процессы, развивая продукты и направления, повышая качество сервиса , они выйдут из кризисной ситуации победителями и получат желаемые результаты
Когда всех сотрудников компании объединяет четкая и понятная цель, каждый сотрудник такой компании понимает, что именно сейчас ему важно быть активным, инициативным, ответственным, бережливым и эффективным членом большой команды!
У каждой компании своя ситуация и свои «сложности», но анализируя их, я увидела связь и я сформировала комплексную программу, которую так и назвала «Маленькими шагами к большой цели». Именно её я использовала в работе со своими Заказчиками в течение прошлой неделе. По каждому этапу получили запланированный результата. А теперь сопровождение и ретроспективы с командами для внедрения изменений!
В основе программы лежат этапы, которые важно глубоко и комплексно проработать в команде, обсудить идеи, принять совместные решения, обеспечить движение к цели маленькими, но уверенными шагами.
Познакомиться с программой можно по ссылке....
С участниками мастер-класса «Визуальные коммуникации в проектах обучения и развития», HR-специалистами, бизнес-тренерами и руководителями проектов, выделили преимущества использования визуализации в работе с командами.
Итак, что дает визуализация?
Для участников, с точки зрения восприятия информации:
Для тренера, фасилитатора, руководителя, менеджера проектов , с точки зрения ередачи информации:
Ну, что у вас есть сомнения в полезности этого инструмента? Или доверитесь мнению Экспертов?
Рекомендую попробовать в своей практике!
Как найти волшебную кнопку или подход к персоналу, чтобы вовлечь в процесс изменений в компании и получить желаемый результат. Чтобы участники стали не просто сторонними наблюдателями, а активными проводниками изменений?
Конечно же, сейчас речь идет о сложных и неоднозначных изменениях, результаты и процесс изменений которых не очевиден.
Как правило, в таких ситуациях на помощь приходит системная работа в формате сессий организационного развития или стратегических сессий.
Что такое стратегическая сессия?
Стратегическая сессия – это коллективные творческие встречи, направленные на решение адаптивных задач. В наше нестабильное и непредсказуемое время в компании все чаще возникают такого рода проблемы, в то время как количество типовых снижается за счет автоматизации и роботизации. На смену продолжительным совещаниям и авторитарным решениям руководителя приходят командные рабочие встречи, на которых в активном формате участники вырабатывают единое понимание проблемы и осуществляют поиск взаимоприемлемых решений!
Почему формат стратегических сессий и сессий организационного развития является трендом в настоящее время?
- Люди с разным образованием, опытом работы и кругозором совместно способны найти значительно больше вариантов для решения проблемы
- Участие в поиске и обсуждении идей, автоматически накладывает ответственность за их исполнение и чувство сопричастности в достижении результата. А это очень важно для успешного внедрения изменений.
- Проработав проблемы и решения достаточно глубоко в разных форматах и группах снижается сопротивление изменениям
- При формировании общего видения или плана действий, у сотрудников появляется понимание, что проблема решаема и для этого есть подходящие варианты.
- После совместной работы в команде, участники находятся в едином информационном поле (видят проблему одинаково и комплексно) и лучше понимают ситуацию и позиции друг друга.
Как же подготовить сотрудников и вдохновить их на изменения?
Обсуждайте изменения в команде! Учите своих сотрудников совместному поиску решений, конструктивному диалогу и выработке взаимоприемлемых решений! Это те компетенции, которым не учат в школах и университетах!
No posts found